Dicas para comissão de formatura evitar problemas com a organização

A formatura é o momento mais esperado da graduação, afinal, quem não quer estar com o diploma e dar início à tão sonhada “vida adulta”. Começar a trabalhar e ter aquele gostinho de ver dinheiro sobrando no fim do mês é ótimo! Ao contrário da vida universitária que o dinheiro acaba todo dia 15 e você não faz ideia com o que gastou.

Mas calma lá! Antes dessa parte ainda é preciso percorrer uma trajetória, porém nada que não possa ser resolvido.

Um dos pontos cruciais dessa trajetória é a organização da formatura, que por sua vez traz algumas dores de cabeça para quem está à frente. Neste artigo trouxemos 6 dicas fundamentais que ajudarão você, que está na comissão de formatura, a evitar alguns problemas.

1 - Como formar a comissão de formatura
Para que tudo ocorra bem, é de suma importância ter pessoas competentes tomando a frente. Escolher as pessoas erradas para comissão é um tiro no pé, visto que elas carregarão muita responsabilidade.

Como a maioria dos cursos de graduação leva em média de 4 a 6 anos para sua conclusão, o melhor é começar a organizar a formatura no segundo ano.

Tudo depende da quantidade de alunos participantes, mas geralmente a comissão possui alguns cargos específicos. São eles:

Presidente: é ele quem toma as decisões finais e lidera a equipe da comissão;
Vice-presidente: ele substitui o presidente na sua ausência, como também ajuda nas tomadas de decisão;
Tesoureiro: o tesoureiro é quem cuida da grana, com propósito de cobrar mensalidades e controlar o caixa da formatura;
Secretário: o secretário é responsável pela parte administrativa, fazer a ATA, marcar reuniões e deixar tudo registrado.

É importante que se faça uma reunião com todos os alunos participantes, para que, democraticamente, elejam quem ocupará cada cargo. De preferência escolher pessoas responsáveis, organizadas e com espírito de liderança.

Todo trabalho de quem está na comissão é em prol da formatura de toda a turma, então, se houver algum problema com alguns dos integrantes também não hesite em substituí-lo. Muitas podem ser as causas que uma pessoa não dê certo na comissão de formatura, logo, para cada decisão tomada, as vontades do coletivo devem ser levadas em consideração.

2 - Planejamento
A partir do momento que é formada a comissão de formatura, e durante toda a trajetória de vocês é preciso planejamento. Tudo que for feito daqui para a frente, algumas coisas devem ser levadas em consideração.

Primeiramente, qual a dimensão do evento que a turma deseja e o quais valores todos poderão bancar? Vai ser um baile de formatura e colação de grau com tudo que tem direito? Ou apenas algo mais simbólico, para pessoas mais próximas?

Independentemente da opção escolhida, é preciso fazer orçamento de tudo, mas tudo mesmo! Ou seja, leve em consideração até o gasto com cada taça utilizada na festa de formatura.

Outra coisa a ser levada em consideração é: usaremos apenas as mensalidades para arcar com toda a formatura? Essa pergunta é muito importante, pois muitas comissões acabam se enrolando lá na frente com o orçamento e têm que fazer rifas de arrecadação, festas, e outros pequenas ações para pagar os custos dos eventos.

O ideal é que o dinheiro arrecadado em rifas e em festas sirva para alguns desejos a mais da turma, como uma banda mais cara, um local para eventos mais legal ou simplesmente uma decoração mais bonita.

Algumas coisas devem ser decididas com antecedência, como o local para realização da festa de formatura, o local para a colação de grau e onde serão realizados o culto e a missa, posto que ao longo do tempo os preços aumentam e tudo foge do planejamento.

3 - Estatuto da comissão
O estatuto, embora não seja obrigatório, ajuda muito na formalização da comissão. Em primeiro lugar é preciso orientação para formatação dos regulamentos, ao passo que qualquer erro pode gerar futuras dores de cabeça.

Algumas brigas ou inimizades podem acontecer futuramente, ou sua turma pode se juntar com outra para realização da formatura. Tudo isso deve ser levado em consideração, em razão de que a criação do estatuto guardará os alunos da comissão de todos esses problemas.

Assim sendo, procurem uma empresa de formaturas, um advogado ou contador. Uma pessoa especializada ajudará a não cometer nenhum deslize.

Existem alguns modelos na internet e até empresas online que te ajudam nesse processo, como por exemplo o Banco de Formaturas e o iFormei.

O estatuto da comissão deve ser registrado em cartório e contém, basicamente:
A constituição: qual curso ela pertence e onde será sediada;
Objetivo;
Obrigações dos membros associados: todos os alunos participantes da formatura;
Como serão obtidos recursos;
Composição e competências dos participantes da comissão.

4 - A escolha da empresa
Essa decisão pode se torna um pesadelo para os formandos. Há vários casos na internet de empresas de formatura que faliram ou que deram o calote em alunos. É meio desesperador ver uma notícia dessas, mas nada que um pouco de pesquisa não resolva.

A empresa de formatura estará lado a lado da comissão para realização do grande sonho. Portanto, algumas boas práticas são necessárias para escolha certa.

Antes de mais nada peça indicação de pessoas que já formaram, assim vocês já têm um filtro legal. Logo após, pesquisem pelo CNPJ das empresas com intuito de conferir se existe alguma irregularidade. E por último, é só pedir o portfólio da empresa para que a comissão possa conferir o trabalho já realizado.

5 - A comunicação é essencial
Como qualquer organização de um grupo de pessoas, a formatura de graduação passa por alguns conflitos.

É imprescindível manter a comunicação ativa! Tudo dentro da comissão deve ficar claro para cada integrante. Porém, além disso, é preciso uma comunicação com toda a turma participante.

Várias pessoas terão opiniões diferentes a respeito de várias coisas, pode apostar! Até a escolha da cor da gravata dos homens no dia das fotos de formatura vai gerar briga. Mas isso é a coisa mais normal do mundo quando é preciso tomar decisões coletivas

O papel da comissão de formatura nesses casos é sempre filtrar algumas opções de tudo a ser escolhido, tornando o processo mais fácil. Sempre optem pela decisão democrática, mas que não cause prejuízo para ninguém.

Detalhes sobre a colação de grau, sobre a festa de formatura e principalmente problemas relacionados ao caixa devem ser passados em detalhes a toda turma. Várias cabeças tentando resolver um problema resultarão em ideias melhores.

6 - Esteja Preparado para o pior
Algumas coisas podem dar errado no meio do caminho. Por isso, um bom planejamento é vital.

Acontece, e é normal que algumas pessoas desistam da formatura. Outra coisa é a quebra de alguns itens no dia do baile, como taças, pratos, mesas e por aí vai. Isso deve ser levado em consideração no começo, e algumas ações são essenciais para contornar esse tipo de problema.

O ideal é que o preço total dos eventos não seja exatamente o mesmo valor arrecadado com as mensalidades. Arrecadem dinheiro de outras formas, por meio de rifas, festas e vendas de ingressos. Tudo isso deixa uma folga no caixa da formatura, assim tudo ocorrerá da melhor forma.

Escolhendo as pessoas certas e com um bom planejamento a formatura tem tudo para ser maravilhosa. Além disso, o desenvolvimento pessoal de quem está à frente da comissão é incrível, como aumento da capacidade de resolver problemas e aprender a lidar com pessoas.

Participar da comissão de formatura dá um dor de cabeça, mas pode ter certeza, vale muito a pena! No fim das contas tudo dá certo e o grande sonho de se formar na graduação se tornará real.

Fonte: www.portalonplace.com